Sommario
Titolo I – Disposizioni preliminari e principi generali
Art. 1 – Finalità del codice
Art. 2 – Rispetto dei principi
Art. 3 – Regole generali di condotta
Art. 4 – Aggiornamento e divulgazione delle norme deontologiche
Art. 5 – Clausola di adesione
Titolo II – Norme generali di comportamento
Art. 6 – Rispetto dei requisiti di correttezza, lealtà, imparzialità e trasparenza.
Art. 7 – Rispetto delle regole di riservatezza e corretto trattamento dei dati personali.
Art. 8 – Salvaguardia dell’ambiente
Titolo III – Obblighi relativi ai rapporti con le principali parti interessate nello svolgimento dell’attività
Art. 9 – Equità delle clausole contrattuali
Art.10 – Obbligo di lealtà
Art.11 – Conflitto d’interessi
Sezione II – Fornitori
Art.12 – Rapporti con i fornitori
Art. 13 – Pubblicità
Sezione III – Dipendenti
Art.14 – Sicurezza sul lavoro
Art.15 – Coinvolgimento nelle politiche aziendali
Art.16 – Istruzioni ed ordini sul rispetto del codice.
Sezione IV – Concorrenti
Art. 17 – Divieto di pratiche di concorrenza sleale.
Art. 18 – Pubblicità ingannevole
Titolo IV – Disposizioni finali
Art. 19 – Rilevanza disciplinare delle violazioni al Codice
Art. 20 – Segnalazioni alla Federazione
Titolo I – Disposizioni preliminari e principi generali
Art. 1 – Finalità del codice
Unimpresa Spazi di lavoro Flessibili Uffici e Coworking è una federazione nazionale alla quale aderiscono le società, le imprese ed i soggetti che offrono servizi professionali alle imprese quali, ad esempio uffici privati o in coworking con assistenza segretariale, gestione dello stabile e servizi di domiciliazione.
La Federazione Unimpresa Spazi di lavoro Flessibili Uffici e Coworking è una federazione che aderisce a UNIMPRESA UNIONE NAZIONALE IMPRESE, con il presente Codice persegue lo scopo di:
a) impegnare i propri iscritti al rispetto di precisi e determinati canoni di correttezza imprenditoriale;
b) impegnare i propri iscritti al rispetto degli standard di qualità
Art. 2 – Rispetto dei principi
Nello svolgimento della propria attività gli associati si attengono scrupolosamente alle norme civili, penali e amministrative, nonché a quelle del presente codice e quindi di Unimpresa Unione Nazionale Imprese.
Gli organi direttivi degli associati vigilano affinché tutti i propri collaboratori operino nel rispetto scrupoloso delle leggi, degli usi eventualmente esistenti per il settore e del presente Codice.
Art. 3 – Regole generali di condotta
Nello svolgimento della propria attività gli associati osservano i principi di lealtà, onestà e correttezza nei confronti di tutti i soggetti, pubblici e privati, con i quali entrano in relazione, siano essi clienti, fornitori, concorrenti, terzi, dipendenti.
Gli organi direttivi degli associati vigilano affinché tutti i propri collaboratori operino nel rispetto dei suddetti principi.
Art. 4 – Aggiornamento e divulgazione delle norme comportamentali ed etiche
Il Consiglio Direttivo della Federazione provvede all’aggiornamento del presente Codice e ne cura la divulgazione.
Art. 5 – Clausola di adesione
L’adesione delle Aziende alla Federazione comporta la piena accettazione del presente Codice.
La Segreteria della Federazione assicura che, all’atto dell’adesione, l’Azienda sia messa a conoscenza dei contenuti del presente Codice.
Titolo II – Norme generali di comportamento
Art. 6 – Rispetto dei requisiti di correttezza, lealtà, imparzialità e trasparenza.
Nei rapporti contrattuali con il cliente gli associati operano, sin dalla fase delle trattative, con la massima chiarezza, veridicità e trasparenza.
In particolare, sono sempre evidenziati con precisione al cliente:
a) il tipo di servizio che viene prestato;
b) le modalità e i tempi della prestazione del servizio;
c) il corrispettivo del servizio prestato, le modalità e i termini di pagamento.
Gli associati si impegnano a prestare i loro servizi puntualmente, con professionalità cura e diligenza.
Art. 7 – Rispetto delle regole di riservatezza e corretto trattamento dei dati personali.
Gli associati operano nel rispetto scrupoloso delle leggi poste a tutela della riservatezza delle persone e degli altri soggetti, con particolare riferimento al trattamento dei dati personali.
Ai fini della prestazione del servizio al cliente gli associati utilizzano i dati e le informazioni di cui vengono in possesso in modo lecito e corretto.
Gli associati non elaborano dati e informazioni al fine di costituire archivi di dati sensibili anche solo potenzialmente discriminatori di persone o altri soggetti.
Gli associati assumono tutte le misure necessarie alla protezione dei dati e delle informazioni in loro possesso, sia rispetto a eventi accidentali, sia rispetto ad elaborazioni abusive, anche di propri collaboratori. Le misure di protezione devono essere adeguate al tipo di elaborazione, al tipo di rischio sofferto, allo stato delle conoscenze informatiche.
Gli associati facilitano quanto più possibile l’accesso ai dati e alle informazioni in proprio possesso da parte dei soggetti cui i dati e le informazioni sono direttamente riferiti.
Gli associati procedono alla cancellazione dei dati in loro possesso divenuti obsoleti o inutili al fine perseguito nel loro reperimento.
Art. 8 – Salvaguardia dell’ambiente
La Federazione e gli associati considerano fondamentale l’impatto ambientale derivato dall’erogazione dei servizi, privilegiando al loro interno i comportamenti atti a prevenire gli effetti negativi stimolando tutte le attività che possono essere integrate al loro operato e all’operato di clienti, fornitori o personale atte a conseguire input positivi nei confronti dell’ambiente socioeconomico e territoriale.
Titolo III – Obblighi relativi ai rapporti con le principali parti interessate nello svolgimento dell’attività
Art. 9 – Equità delle clausole contrattuali
Gli associati sono impegnati ad adottare moduli contrattuali e formulari contenenti clausole eque e chiaramente comprensibili.
Gli associati ottemperano al divieto di abuso di dipendenza economica, in particolare evitando di determinare un significativo squilibrio di diritti ed obblighi in proprio favore, anche qualora fosse nelle loro concrete possibilità.
Nell’esecuzione dei contratti, gli associati si attengono, sia con i fornitori, sia con i clienti, al principio della buona fede in senso oggettivo.
Sezione I – Clienti
Art.10 – Obbligo di lealtà
Gli associati improntano tutta la propria attività intorno alla figura del cliente.
Sono pertanto impegnate a recepire le esigenze dei clienti e ove necessario ai clienti dei clienti e a soddisfarle anche oltre la specifica richiesta.
Alla base della politica aziendale degli associati vi è, quale obiettivo primario, la soddisfazione delle esigenze del cliente.
Art.11 – Conflitto d’interessi
Gli associati si astengono dall’assumere incarichi per i quali possa sorgere un conflitto d’interessi tra esse ed il cliente o tra più loro clienti. Sarà data comunque la prelazione al cliente già esistente nel decidere o meno se esista o meno la sussistenza del conflitto stesso.
Sezione II – Fornitori
Art.12 – Rapporti con i fornitori
I sistemi di controllo delle forniture sono messi in atto nella maniera più idonea in relazione al settore e all’efficienza gestionale.
Gli associati ritengono che i rapporti con i fornitori, pur avendo un rilevante interesse economico, non si debbano basare solo su quantità/qualità/prezzo, ma anche su altri fattori quali: la costanza della qualità; l’evoluzione del fornitore; la disponibilità a compiere insieme progettazioni o sviluppi di servizi; l’attenzione degli stessi alla qualità; la capacità di implementare azioni correttive a fronte di non conformità dichiarate.
Art. 13 – Pubblicità
Gli associati rendono edotti i clienti dell’esistenza, dei contenuti e degli effetti del presente Codice.
Sezione III – Dipendenti
Art.14 – Sicurezza sul lavoro
Gli associati sono impegnati ad osservare tutte le leggi in materia di lavoro, con particolare riguardo alla legislazione in materia di sicurezza, rispetto alla quale curano l’aggiornamento e la formazione continua.
Art.15 – Coinvolgimento nelle politiche aziendali
Gli associati coinvolgono opportunamente i dipendenti e i collaboratori, anche attraverso iniziative di formazione, nel perseguimento degli obiettivi dell’azienda.
Il personale degli associati sente di far parte di una squadra nella quale i rapporti sono improntati a rispetto e reciproca stima.
Tutto il personale è trattato eticamente e rispettato dalla Direzione, gestito secondo le leggi ed informato con trasparenza sull’andamento e sulle politiche aziendali.
Art.16 – Istruzioni ed ordini sul rispetto del codice.
Gli associati vigilano affinché l’operato dei collaboratori non sia in contrasto con i principi del Codice.
Pertanto gli associati richiedono il coinvolgimento, l’impegno e l’efficace interazione di tutto il personale, nella consapevolezza che, nel campo dei servizi, il comportamento e le prestazioni dei singoli individui influiscono direttamente sulla qualità del servizio percepita dal cliente.
Il personale è formato al contatto con il cliente, compatibilmente con il proprio ruolo, e ogni livello direttivo degli associati interviene nel cercare di avvicinare il cliente all’azienda.
Anche a tal fine, gli associati effettuano adeguate selezioni per l’assunzione di nuovo personale, stabilendo un piano di addestramento e formazione idoneo a permettere il raggiungimento degli obiettivi previsti.
Sezione IV – Concorrenti
Art. 17 – Divieto di pratiche di concorrenza sleale.
Gli associati si astengono tassativamente dal compiere atti di concorrenza sleale come definiti dall’art.2598 c.c.
Gli associati si astengono dal formulare giudizi sulla professionalità delle imprese concorrenti, ancorché richiesti dal cliente, anche potenziali.
Nella prestazione al cliente dei propri servizi, gli associati possono effettuare raffronti e comparazioni con quelli delle imprese concorrenti, purché tassativamente in relazione ad elementi veridici, omogenei ed obiettivi.
Qualora accettino un incarico congiuntamente ad altre imprese del settore, gli associati collaborano lealmente e fattivamente con queste, al solo fine della massima soddisfazione delle esigenze del cliente.
Gli associati si astengono dal fornire ad altre imprese del settore, anche in caso di collaborazioni, informazioni e dati sui propri clienti attuali.
Art. 18 – Pubblicità ingannevole
Gli associati nelle comunicazioni pubblicitarie osservano i principi di veridicità e correttezza e si astengono da ogni tipo di pubblicità ingannevole. Gli associati tengono conto delle responsabilità legali e delle implicazioni finanziarie conseguenti alla prestazione di una pubblicità del servizio infondata.
Le azioni pubblicitarie degli associati mirano principalmente a:
– informare sul servizio, il suo campo di applicazione, la sua disponibilità e la celerità della realizzazione;
– spiegare le relazioni tra servizio, realizzazione e costi;
– spiegare al cliente l’effetto di ogni eventuale problema e come può essere risolto;
– assicurare che i clienti siano consapevoli del contributo che essi possono dare alla qualità del servizio;
– provvedere mezzi adeguati e facilmente accessibili per una efficace comunicazione;
– determinare il rapporto tra il servizio offerto e le reali esigenze del cliente.
Titolo IV – Disposizioni finali
Art. 19 – Rilevanza disciplinare delle violazioni al Codice.
Gli associati sono tenuti a rispettare il presente codice, in caso contrario se ci fossero delle infrazioni o un comportamento non consono lesivo per la Federazione e/o gli associati il Consiglio Direttivo potrà procedere con avvisi, sospensioni ed espulsioni dalla Federazione.
Art. 20 – Segnalazioni alla Federazione
Ogni associato può segnalare eventuali infrazioni o comportamenti non idonei che vanno contro il presente codice compilando il modulo in calce.
